Le chef de projet événementiel est un peu comme le chef d'orchestre d'une manifestation : il s'occupe d'imaginer une prestation pour un client et veille à ce que l'événement se déroule à merveille le jour J. Pour connaitre les spécificités de ce métier, nous avons rencontré Géraldine, cheffe de projet au sein de l'agence de communication YE à Toulouse. Forte de plus de 3 ans d'expérience à ce poste, elle nous a tout d'abord présenté les missions qui animent son quotidien, et quelques anecdotes qui l'ont marqué, avant de revenir sur les qualités qui selon elle font le secret d'un bon chef de projet dans l'évènementiel.
Quelle formation as-tu fait pour réaliser ce métier ?
J’ai obtenu un Bachelor Chef de Projet Evènementiel. J’ai fait mon année d’alternance au sein de l’agence YE, puis j'ai eu la chance d’être embauchée chez eux en CDI.
Présente-nous ton métier et tes missions
Je suis Cheffe de Projet Evènementiel. Mes missions principales sont de répondre à des appels à projet ou des briefs pour une clientèle professionnelle. Je passe donc ma journée entre les appels et les emails pour trouver des prestataires (lieux de réception, hébergement, traiteurs, animations, visites…) et imaginer le meilleur projet pour les clients, en lien avec leur thématique et leurs contraintes.
Je réalise ensuite ce que l’on appelle une reco, ou une présentation, pour exposer aux clients toutes les options qui s’offrent à eux. Puis je les accompagne dans la réalisation de l’évènement et dans les actions de communication qu’ils ont choisi.
Enfin, je suis présente sur les évènements afin de superviser leur bon déroulement. Je réalise des retroplannings pour garantir la bonne organisation de la manifestation : horaires de l’évènement, déroulé, informations sur les prestataires, etc.
Les missions sont-elles essentiellement limitées à de l’évènementiel ?
Non, je peux aussi être amené à réaliser des actions de marketing opérationnel et de communication. J’ai par exemple travaillé sur l’inauguration d’une boulangerie pour laquelle le client nous a demandé de créer des goodies en lien avec le thème (poches, planches à pain...), de réaliser des flyers et d’ouvrir une page Instagram.
C’est l’avantage de travailler dans une petite agence. Tout est très lié, nous avons chacun nos missions respectives mais on est aussi flexibles afin de s’adapter aux demandes des clients. C’est aussi ce qui fait notre force !
Qu’apprécies-tu le plus dans ton métier ?
Il existe différentes typologies d’évènements : séminaires, conventions, visites, voyages d’entreprise, soirées corporate, journées team building, inaugurations, lancements de produit… c’est très varié ! J’ai la chance de travailler dans une agence qui a une grande variété de clients, donc on ne s’ennuie jamais !
Ce que je préfère, c’est être sur le terrain, le jour de l’évènement. C’est l’aboutissement de mois de travail et lorsque tout se passe bien, que le client est content, c’est la meilleure des récompenses !
Pour la plupart des projets, je travaille en collaboration avec mes collègues de l’agence. J’aime le fait de pouvoir travailler en équipe car quand l’évènement se passe bien, c’est une réussite collective !
Ce que j’aime également c'est que chaque projet est différent et représente un nouveau challenge à relever. Il peut m'arriver qu'un client me sollicite pour une mission que je n'ai jamais réalisée. Cela m’offre l’opportunité de travailler sans cesse avec de nouveaux interlocuteurs issus de tout horizon !
Quelles qualités faut-il avoir selon toi pour exercer ce métier ?
Il faut sans cesse s’adapter au client, c’est important. Lors des rendez-vous, certains clients me tutoient tandis que d’autres sont très protocolaires.J’ai parfois l’impression d’avoir plusieurs personnalités mais c’est seulement parce que je m’adapte !
C’est une bonne chose de connaitre ses clients et de savoir ce qu’ils aiment, cela permet de les fidéliser mais aussi de gagner du temps et d’être plus réactif lorsque l’on travaille avec eux.
C’est un métier pour lequel il faut être rigoureux et organisé. Il faut savoir jongler entre différents projets. Il ne faut pas hésiter à tout noter, dresser des listes, se constituer des dossiers, etc.
Un chef de projet doit également être force de proposition et créatif pour amener de la nouveauté. Il faut être curieux, ne pas hésiter à aller voir ce qui se fait ailleurs. Une fibre créative et un sens du détail aident aussi à créer de beaux évènements.
L’évènementiel est aussi un domaine commercial avec beaucoup de relationnel. Il faut aimer le contact avec les autres, être sociable mais aussi avoir le sens de la négociation pour séduire les clients et vendre ses prestations. Souvent, les clients comptent sur nous pour driver l’évènement, il faut donc savoir se faire entendre et ne pas être timide.
Dernière petite astuce : je conseille aux étudiants de ne pas sous-estimer l'anglais. Il sera bien utile pour organiser des évènements à l'étranger !
Face à quelles difficultés peux-tu te retrouver dans le cadre de tes missions ?
Il ne faut pas avoir peur des horaires. Être chef de projet évènementiel implique de travailler souvent le soir et parfois le weekend sur des évènements. On récupère quand on peut, mais il faut être flexible et avoir envie de s’investir !
Il vaut mieux avoir une certaine résistance également, car il faut savoir composer entre les envies du client et les contraintes des prestataires. Cela peut parfois être stressant !
De plus, certains clients nous sollicitent sans savoir vraiment ce qu’ils veulent, ou bien ils changent d’avis en cours de route. Il faut donc savoir faire preuve de patience et être à leur écoute. Pour éviter de revoir entièrement le projet, j’aime bien leur proposer deux options : une haut de gamme avec effet « waouh », puis une autre un peu moins coûteuse mais tout aussi efficace.
Quels sont pour toi les avantages de l’alternance ?
Quand j’ai effectué mon cursus en alternance, j’étais un peu sous l’eau entre les devoirs de l’école, les projets scolaires et mon travail à l’agence où je souhaitais vraiment m’investir. Mais avec le recul, je me rends compte que cela fait vraiment la différence car à la fin de ses études, on est déjà professionnel. L’alternance peut déboucher sur une embauche dans l’entreprise où l’on est mais elle permet aussi de se constituer un réseau professionnel. On rencontre des clients, des prestataires et cela peut aussi ouvrir sur d’autres opportunités !
As-tu un évènement en particulier qui t’a marqué et que tu voudrais nous partager ?
Tous les évènements que j'ai réalisé m'ont plus ou moins marqué. La plupart du temps, je me mets dans un coin pour observer le déroulement de l’évènement. Quand je vois que tout le monde s’amuse, la mission est réussie. J’ai le souci du travail bien fait, j’ai donc eu très peu de mauvaises expériences où les clients n’étaient pas convaincus. Et quand ils reviennent pour d’autres projets, c’est encore plus valorisant !
Nous tenons à remercier Géraldine pour son témoignage et le temps qu'elle nous a accordé.
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